Van de Werkgroep digitale ledenadministratie
Voortgang digitale ledenadministratie

Tijdens de Algemene Vergadering 2009 van de KNV EHBO te Egmond aan zee is een werkgroep geformeerd die belast is met het verder ontwikkelen van de Digitale Ledenadministratie. De achter ons liggende maanden heeft deze werkgroep hard gewerkt. De resultaten te weten de antwoorden op de vragen die gesteld zijn tijdens de Algemene Vergadering, naar aanleiding van de presentatie aldaar én het Programma van Eisen welke zijn opgesteld door de werkgroep, kunt u hieronder lezen.

Ook heeft de werkgroep een aantal organisaties gevraagd een offerte uit te brengen en een presentatie te maken, nadat in mei 2009 besloten was om niet met Perfect View (het bedrijf dat een eerste opzet van een digitale ledenadministratie voor de KNV EHBO gemaakt had) in zee te gaan.

Inmiddels is een keuze gemaakt voor een bedrijf dat, zoals het er nu uit ziet een product kan maken dat voldoet aan de eisen die de KNV EHBO aan een digitale ledenadministratie stelt.
Op zaterdag 13 februari a.s. zal de werkgroep aan de leden van de districtsbesturen, die hiervoor inmiddels een uitnodiging hebben ontvangen, het resultaat presenteren.

Werkgroep digitale ledenadministratie

Vragen naar aanleiding van de presentatie van de werkgroep DLA op 13 februari 2010

1. Werkt het systeem ook op oudere versies van Windows?

Het systeem gaat terug naar oudere versies van Office minimaal tot 97-2003

2. Kunnen Districten ook wijzigen?

Nee, dit is voorbehouden aan de systeembeheergroep.

3. Moeten afdelingen ‘eigen’ velden kunnen hebben?

Is mogelijk, nu niet in PVE opgenomen.

4. Is het inloggen in het systeem aan tijdgebonden?

Ja, wanneer er geen actie plaatsvindt is er een limiet van 30 minuten.

5. Hoe zit het met de bescherming van de persoonsgegevens?

Vraag is in eerdere vraag- en antwoordronde al beantwoord (vraag 33)

6. Waar komt het technische programmabeheer te liggen?

Bij een door de KNV aan te stellen landelijke systeembeheergroep

7. Hoeveel personen kunnen inloggen?

Vanuit de systeembeheergroep zullen er vooralsnog maximaal 3 inlogcodes verstrekt worden per gebruiker zijnde: Afdeling, District, Landelijk bureau.

8. Wanneer kan het systeem operationeel zijn?

4 weken nadat het akkoord er is vanuit de AV 2010. Het systeem zal per cluster ingevoerd worden met als uitgangspunt dat het 31 december 2010 volledig is doorgevoerd.

9. Welk uniek kenmerk wordt er nu gebruikt?

Diplomanummer (8 cijfers).

10. Kan er ook een andere / extra zoekfunctie toegevoegd worden?

Is mogelijk, nu niet in PVE opgenomen.

11. Waar worden de back-ups gemaakt?

Datacenter Amsterdam en Maastricht.

12. Ligt het systeem er uit als de back-up gemaakt wordt?

Ja, gedurende 15 minuten; back-uptijd ligt tussen 02.00 en 03.00 uur ’s nacht.

13. De gegevens die wij gaan invullen kun je vergelijken met de jaargegevens die nu ook al worden aangeleverd. Komt er uiteindelijk meer in te staan en kost dit meer tijd?

Het gaat hier om een digitale leden administratie, de jaargegevens vallen hier niet onder en zijn geen onderdeel van het PVE.

14. Kan het systeem het jaargegeven formulier vervangen?

Nee, nu nog niet. Extra wensen kunnen wel ingediend worden. Jaargegevens zitten niet in de basis. Hiervoor moeten de afdelingen eerst toestemming geven waarop dan eventueel een standaard template ontworpen kan worden.

15. Kan het systeem wel de ledengegevens naar de jaargegevens uploaden?

In theorie we het is een real-life systeem.

16. Wat gebeurd er als het bij het Oranje Kruis iets verandert in de nummering (diplomanummers)?

Dan zal het format van het unieke kenmerk aangepast worden.

17. Hoe ondervangen we het probleem dat mensen niet met Excel overweg kunnen?

Er komt een duidelijke handleiding “Jip en Janneke taal” welke digitaal ter beschikking staat en er is een digitale helpdesk.

18. Betekent de invoer van de nieuwe digitale ledenadministratie dat alle gegevens 2x moeten worden ingevuld?

Nee, bestaande gegevens kunnen vanuit verschillende systemen worden geïmporteerd en geëxporteerd.

19. Hoe gaat het bestuur om met afdelingen die niet mee willen doen?

Het is niet interessant op welke gronden afdelingen niet mee willen doen, het gaat om de meerwaarde van het gebruik van hetzelfde systeem, ongeacht welke manier van aanmaken van data er gebruikt wordt.

20.Wat gaat het systeem ons kosten?

De invoer van het systeem wordt gefinancierd door de KNV en kost de afdelingen niets. Wanneer bij de AV 2010 besloten wordt om 45North de werkzaamheden te gunnen dan kost dit ca. € 12.500,00 (zegge: twaalfduizend en vijfhonderd euro) exclusief BTW.

21. Wat is het vervolg?

Op 25 februari komt de werkgroep weer bij elkaar en zullen we alle vragen gaan beantwoorden. Daarna zullen we het systeem in het land gaan presenteren (VR/ afgevaardigden/ werkgroep)

22. Kan een deel van de DLA al op de website gedemonstreerd worden?

Gezien de persoonsgegevens en het privacy beleid zou dit erg beperkt worden en mogelijk een verkeerde weergave geven van de programmatuur.